一、使用內(nèi)部資料的基本原則
在香港，所謂“內(nèi)部免費(fèi)資料”往往涉及公司內(nèi)部傳閱、未公開(kāi)的政策文檔、報(bào)告或數(shù)據(jù)。若無(wú)明確授權(quán)，使用這些材料可能觸犯版權(quán)、商業(yè)秘密、個(gè)人數(shù)據(jù)保護(hù)等法律。因此，第一原則是合規(guī)且道德地使用：僅在獲得書面授權(quán)、或資料明確公開(kāi)的情況下方可使用，且僅限授權(quán)用途。
二、來(lái)源與授權(quán)的判斷要點(diǎn)
要點(diǎn)包括：是否來(lái)自正式機(jī)構(gòu)或經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部渠道，是否附帶使用許可、保密協(xié)議或披露限制作。檢查文檔標(biāo)簽、版本信息、作者及所屬部門。遇到未注明或來(lái)歷不明的材料，應(yīng)停止使用并咨詢法務(wù)/合規(guī)團(tuán)隊(duì)。
三、操作流程（實(shí)操步驟）
1) 需求確認(rèn)：明確需要的信息范圍、用途和受眾；2) 來(lái)源核驗(yàn)：確認(rèn)授權(quán)范圍、保密等級(jí)、是否可分享；3) 最小權(quán)限訪問(wèn)：僅讓相關(guān)人員訪問(wèn)，使用權(quán)限控制和登錄審計(jì)；4) 存儲(chǔ)與保密：按照數(shù)據(jù)保護(hù)規(guī)范進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)定保留期限；5) 使用記錄：記錄使用者、時(shí)間、用途、披露對(duì)象；6) 審計(jì)與糾正：定期檢查合規(guī)性，發(fā)生問(wèn)題時(shí)追溯原因并糾正。
四、風(fēng)險(xiǎn)提示與防范
風(fēng)險(xiǎn)包括法律風(fēng)險(xiǎn)（版權(quán)、商業(yè)秘密、個(gè)人資料違法收集與披露）、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（違反公司政策、內(nèi)部控制失效）、聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)（信息外泄造成公眾信任下降）。防范措施有：建立書面政策、定期培訓(xùn)、文檔最小化、數(shù)據(jù)脫敏、對(duì)外披露前的披露評(píng)估、以及獨(dú)立的合規(guī)審查。
五、問(wèn)答精選
Q: 我發(fā)現(xiàn)同事濫用內(nèi)部資料，應(yīng)該如何處理？ A: 按照公司合規(guī)程序上報(bào)，并停止相關(guān)使用，尋求法務(wù)意見(jiàn)。
Q: 可以將內(nèi)部資料轉(zhuǎn)成外部報(bào)告發(fā)布嗎？ A: 必須獲得授權(quán)，且通常需要經(jīng)過(guò)披露評(píng)估與披露聲明。
六、結(jié)論
正確的態(tài)度是：以合法、透明與可追溯的方式處理信息。即便資料來(lái)自內(nèi)部渠道，也必須確保授權(quán)、合規(guī)與保護(hù)隱私，才能有效降低風(fēng)險(xiǎn)并提升信息利用的價(jià)值。
