一、使用內(nèi)部資料的基本原則
在香港，所謂“內(nèi)部免費資料”往往涉及公司內(nèi)部傳閱、未公開的政策文檔、報告或數(shù)據(jù)。若無明確授權(quán)，使用這些材料可能觸犯版權(quán)、商業(yè)秘密、個人數(shù)據(jù)保護等法律。因此，第一原則是合規(guī)且道德地使用：僅在獲得書面授權(quán)、或資料明確公開的情況下方可使用，且僅限授權(quán)用途。
二、來源與授權(quán)的判斷要點
要點包括：是否來自正式機構(gòu)或經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部渠道，是否附帶使用許可、保密協(xié)議或披露限制作。檢查文檔標簽、版本信息、作者及所屬部門。遇到未注明或來歷不明的材料，應停止使用并咨詢法務/合規(guī)團隊。
三、操作流程（實操步驟）
1) 需求確認：明確需要的信息范圍、用途和受眾；2) 來源核驗：確認授權(quán)范圍、保密等級、是否可分享；3) 最小權(quán)限訪問：僅讓相關人員訪問，使用權(quán)限控制和登錄審計；4) 存儲與保密：按照數(shù)據(jù)保護規(guī)范進行加密存儲，設定保留期限；5) 使用記錄：記錄使用者、時間、用途、披露對象；6) 審計與糾正：定期檢查合規(guī)性，發(fā)生問題時追溯原因并糾正。
四、風險提示與防范
風險包括法律風險（版權(quán)、商業(yè)秘密、個人資料違法收集與披露）、合規(guī)風險（違反公司政策、內(nèi)部控制失效）、聲譽風險（信息外泄造成公眾信任下降）。防范措施有：建立書面政策、定期培訓、文檔最小化、數(shù)據(jù)脫敏、對外披露前的披露評估、以及獨立的合規(guī)審查。
五、問答精選
Q: 我發(fā)現(xiàn)同事濫用內(nèi)部資料，應該如何處理？ A: 按照公司合規(guī)程序上報，并停止相關使用，尋求法務意見。
Q: 可以將內(nèi)部資料轉(zhuǎn)成外部報告發(fā)布嗎？ A: 必須獲得授權(quán)，且通常需要經(jīng)過披露評估與披露聲明。
六、結(jié)論
正確的態(tài)度是：以合法、透明與可追溯的方式處理信息。即便資料來自內(nèi)部渠道，也必須確保授權(quán)、合規(guī)與保護隱私，才能有效降低風險并提升信息利用的價值。
